会議準備

社内や社外の様々な方と会議するにあたって、日頃から意識していることについて書いてみます。

まずすぐに思い浮かぶのが、以下の3つです。

議題・目的

非常に当たり前のことですが、会議するということは何かしらの目的があるはずです。

そしてあくまでも会議は目的を達成するための手段。つまり、会議を開催することが目的化しないように注意しなければなりません。

そのため会議に参加するにあたっては、必ず目的を確認してから望むようにしています。

参加者の職位・立場

会議をするために人が集まると、その中には必ずパワーバランス・ヒエラルキーといったものが発生します。

もちろん気を遣いすぎてイエスマンになってしまうのは良くないですが、会議の中で主導権（決定権）を持つ方が誰なのかを知っておくことは、議論をスムーズに進めるために必要不可欠です。

そして何らかの決定が行われる場合には、主導権を持つ方がどのような情報を欲しているのかを想像し、相手のニーズに答えるような切り口・観点で伝えることによって、自分の意見や主張が通りやすくなります。

自分の意見

上記のように、相手のニーズを考えることは大切ですが、そもそも自分なりの意見がなければ会議に参加する意味はありません。

「無駄な会議」という言葉はよく聞きますが、これは自分なりの意見を持てないからそう感じてしまう訳で、そうした場合には会議に参加しないために努力するほうが賢明とも思えます。

一方で会議に参加するのであれば、必ず自分なりの意見をまとめておくべきです。

これがお客様相手となればなおさらで、論理的な思考に基づいて意見を述べることができれば、少なくとも打てば響く相手だなということで印象に残ります。

また余裕がある場合には、意見だけでなくオリジナルな提案も準備しておきます。

提案内容に関しては、これといって画期的なものである必要はありませんが、目的を達成するため、相手のニーズを満たすために何か一つでも貢献できることを提案するだけで好印象が得られやすくなります。

 

ということで、取り留めのない内容になってしまいましたが、上記3点が会議に望むにあたってのわたしなりの考えです。